307办公室工作职责

依据《学院学生学籍管理规定》，管理全院普通本科学生的各类考试。

一、负责全院学生的课程考试工作。

二、负责全院学生重考、重修、缓考、补修等考试相关工作。

三、负责全院学生各类考试违纪的处理工作。

四、负责全院学生德语、法语、日语等小语种考试的相关工作。

五、负责全院学生的英语专业四、八级考试的相关工。

六、负责全院学生的全国计算机等级考试与湖南省计算机等级考试工作。

七、负责校语委办（普通话）的相关工作。

八、负责全院学生的竞赛工作。

九、负责全院学生的考证指南工作。

十、完成院领导交给的其它工作任务。

 

 

307办公室办事指南

一、考试时间阶段安排

1.重考重修：第3周至第7周

2.期末考试第一阶段安排：第8周至第17－19周

3.期末考试第二阶段安排：每学期最后二周

二、重考重修等选课流程安排

选课：学生交清学费——→登录教务管理系统（密码错误，找教务办309室胥老师修改）——→选课管理——→学期——→选课级次——→选课类型——→选择课程——→选课—      —→选课确认——→查询选课认证（重修选课需等银行代扣结束后，才可查询选课认证）。

 备注:

 1.重考重修选课在每学期开学第一周，详见每学期下发的选课通知。

 2.缓考选课的学生在每学期开学第一周到教务办307办公室办理选课。

三、办理缓考流程安排

 缓考：登录yl23411永利官网登录网页——→下载区（教务下载区）——→下载并填写《缓考申请表》（写明缓考课程及缓考课程的学期）——→教学副院长审核（414办公室）——       →交至教务办307备案。

备注：

1.生病住院需附带医院证明复印件。

2.家庭发生变故需附带学工办请假证明及家长身份证复印件。

3.出国留学学生需附带出国证明复印证。

4.因其它原因需办理缓考的学生需出示相关证明。

四、英语专四专八、小语种（德语、日语、法语）及计算机等级考试报名流程安排:

教务办307领取通知、报名表——→校本部财务处交费(以班为单位刷卡或窗口缴费)——→缴费收据与报名表交至教务办307办公室——→教务办307核对学生报名信息——→  教  务 办307发放准考证——→安排考试——→领取合格证。

大学yl23411永利官网登录缓考申请表见附件

 

309办公室工作职责（胥华老师）

 一、 负责全院学生各类学籍异动相关工作。

二、负责全院学生学籍学历数据的维护和统计分析。

三、负责全院学生新生电子注册、学年注册。

四、负责组织预计毕业生的毕（结）业资格、学士学位授予资格审查。

五、负责毕业生学历证书电子注册、学位授予信息报送。

六、负责毕业生毕（结）业证书、肄业证书、学士学位证书等证书的制作、发放及管理。

七、负责出具毕业生学历证明、在校生在读证明。

八、负责毕业生学历、学位证书的验证工作。

九、负责全国大学英语四六级考试相关工作。

十、完成院领导交办的其它工作任务。

309办公室工作职责(周顺芝老师)

一、负责学生课程成绩的管理工作。

二、负责学生各类成绩的审核工作。

三、负责毕业生学位授予审核工作。

四、负责毕业论文（设计）的归档工作。

五、负责考试试卷的归档工作。

六、负责学生学籍处理的成绩核对工作。

 

309办公室办事指南

学籍异动办理程序（胥华老师）：

基本程序：登录yl23411永利官网登录网页——→下载区（教务下载区）——→下载并填写相应申请表——→家长、班主任签字批准——→教学副院长签字批准（414办公室）——→申请表交教务办胥老师处（309办公室）盖章、备案。

一、学籍异动有关规定详见《学院学生学籍管理规定》第六、七、八章。

二、学籍异动类型：降级、休学、保留学籍、复学、退学、转专业、转学、转院。

三、备注：

1.学籍异动受理时间为每学期开学的第一周。

2.所有学籍异动表格均为一式三份，且必须有学生家长、班主任签字。

3.因病申请休学或病愈申请复学，须附医院开具的证明材料；因入伍休学的需附应征入伍通知书，因退伍复学的需附复员证复印件。

4.退学学生须到学工办领取“离校手续单”，在完成“离校手续单”上各项栏目的签字工作后，将“离校手续单”复印件交教务办309办公室备案，才能注销学籍。

学籍信息更改办理程序（胥华老师）：

基本程序：登录yl23411永利官网登录网页——→下载区（教务下载区）——→下载并填写《高等学校学生学籍信息更改审批表》，带派出所出具的《公民主项信息变更、更正证明》原件——→403办公室复印《XXXX年湖南省普通高等学校招生考生报名登记表》和《湖南省XXXX年普通高等学校录取新生名册》——→教务办胥老师审核（309办公室）——→教学副

院长审核（414办公室）——→412办公室盖学院公章——→所有材料由户籍所在地的区县公安部门签字、盖章——→交回教务办胥老师（309办公室）处更改、备案。

 

办理在读证明程序（胥华老师）：

 基本程序：学生带身份证、学生证——→教务309办公室审核——→打印在读证明——→教务办盖公章。

 

办理学历证明程序（胥华老师）：

 基本程序：学生写办理学历证明申请——→带身份证、毕业证学位证原件或复印件——→教务309办公室审核——→打印学历证明——→档案室（403办公室）盖章。

 

1、yl23411永利官网登录在校本科生休学申请表

2、yl23411永利官网登录在校本科生专业异动申请表

3、yl23411永利官网登录在校本科生班级异动申请表

4、yl23411永利官网登录在校本科生复学申请表

5、yl23411永利官网登录在校本科生降级申请表

6、yl23411永利官网登录在校本科生复学、降级申请表

7、yl23411永利官网登录在校本科生退学申请表

8、、yl23411永利官网登录本科学生延期毕业申请表

9、yl23411永利官网登录在校本科生交换生申请表

10、高等学校学生学籍信息更改审批表

   所有表格见附件

 

学生申请复查考试成绩程序（周顺芝老师）：

每学期第一周受理上学期期末考试成绩复查申请——→学生登录yl23411永利官网登录网页---→教务下载区下载并填写《yl23411永利官网登录成绩复查表》——→交教务办（309周老师处）——→教务办组织评卷教师、专家复查——→第三周后教务办公布复查成绩。

 

出国留学学生、毕业学生办理各类成绩证明程序（周顺芝老师）：

教务办提供一份成绩总表——→每周二审核毕业生成绩单和推荐表——→教务办主任审核（加盖教务办主任私章）——→教学院长审核（加盖教学院长私章）——→加盖学院教务办公章。

 

学生课程成绩认定程序（周顺芝老师）：

 1.学籍异动(病休-入伍-留级-转专业)学生成绩认定程序:学生本人填写课程学分认定申请表——→周顺芝老师初审签字——→教务办主任审核——→教学院长审核——→交学分认定表（周顺芝老师）。

2.出国留学归来学生成绩认定程序:学生本人提交复学申请书并附带国外课程成绩原始单——→依据国外成绩单填写课程学分认定申请表——→周顺芝老师初审签字——→教务办主任审核——→教学副院长审核——→交学分认定表（周顺芝老师）。

 3.艺术团成员加分认定程序：每学期学院教务处下发文件（大约第四周）—→教务办通知班主任（班主任通知学生）—→学生本人带考试证、身份证到309室周顺芝老师处做加分处理。

 

310办公室工作职责

一、根据专业教学计划，负责编排本院普通全日制本科学生的教学计划及课表。

二、负责办理调课、停课手续。

三、负责协助做好学生学年论文、课程设计、毕业论文（设计）的管理工作。

四、负责研究生助教的管理、工作量核算工作。

五、根据专业教学计划，负责毕业生学分的审核工作。

六、负责组织普通全日制本科学生一般选课、文化自修及通识教育选课工作。

七、根据专业教学计划，负责汇总、编制学生实验、实习教学年度计划，协调、落实与下达实验、实习教学任务。

八、核算学期实验教学工作量，做好有关实验教学的数据报表工作。

九、办理教室借用手续。

十、负责查课安排编制。

十一、负责期末教师课堂情况调查工作。

十二、负责学生体能测试通知。

十三、完成领导交办的其他工作任务。

 

310办公室办事指南

 

一、实习经费预支报账程序（文婷老师）

1.预支实习费程序：实习指导教师填写预支款单（附实习日程安排）——→由所在学院分管教学副院长签字—→yl23411永利官网登录教务办文婷老师审核（310办公室）——→yl23411永利官网登录教学副院长审核（414办公室）——→yl23411永利官网登录党委书记核准（502办公室）——→财务处领款

 2.报销实习费程序：实习指导教师提供票据、实习学生名单、实习总结、实习鉴定表、实习成绩册——→所在学院分管教学副院长签字——→yl23411永利官网登录教务办文婷老师审核（310办公室）——→yl23411永利官网登录教学副院长审核（414办公室）——→yl23411永利官网登录党委书记核准（502办公室）——→财务处报账

二、文化自修、通识教育选课程序

 学生交清学费（或办理缓交）——→登录教务管理系统（密码错误，找309办公室胥老师修改）——→选课管理——→所选课程学期——→选课级次——→选课类型——→选择课程——→查询选课认证。

三、借用教室程序

登录yl23411永利官网登录网页——→教务下载专区下载《yl23411永利官网登录教室借用申请表》——→教务办公室教务干事签字（310办公室）——→学生活动到院党委副书记办公室签字（409办公室）；教学活动到教学副院长办公室签字（414办公室）——→院办公室盖章（412办公室）——→将《yl23411永利官网登录教室申请表》送交相关教室管理人员（提前一天）

《yl23411永利官网登录教室借用申请表》见附件

四、调课、停课程序

 1.因生病需要临时调课、停课：任课教师必须填写《yl23411永利官网登录调课、停课申请单》——→教师所在院系分管教学的领导批准——→yl23411永利官网登录分管教学副院长批准——→yl23411永利官网登录教务办公室登记办理（310办公室）——→由任课老师负责告知相关班级学生课程调整情况。

 2.因开会、出差需临时调课、停课：任课教师必须提前两天填写《调课、停课申请单》——→教师所在院系分管教学的领导批准——→yl23411永利官网登录分管教学副院长批准——→yl23411永利官网登录教务办公室登记办理（310办公室）——→任课教师负责告知相关班级学生课程调整情况。

    《yl23411永利官网登录调课、停课申请单》见附件

五、研究生助教申请及聘用程序

任课教师于开课前向310办公室提出所授课程需配备助教的书面申请（截止到开学第一周）——→研究生助教填报《yl23411永利官网登录研究生助教应聘申请审批表》（第一至四周）——→任课老师签字——→所在院系盖章——→yl23411永利官网登录教学副院长核准（414办公室）——→yl23411永利官网登录310教务办公室审核汇总——→研究生助教填报《yl23411永利官网登录研究生助教考核表》报yl23411永利官网登录310教务办公室（第十六周）——→研究生助教所带班级学生反馈助教履行职责情况（第十六周）——→归档留存

 《yl23411永利官网登录研究生助教应聘申请审批表》

 《yl23411永利官网登录研究生助教考核表》

   所有表格见附件

  

415办公室工作职责

一、根据专业开课计划，负责全院学生的教材征订工作。

二、负责全院学生的教材结算工作。

三、根据不同专业不同学期做好教材征订的归档工作。

四、负责做好与各个教材供应商的沟通工作。

五、负责组织全院学生做好研究性学习和创新性实验计划项目的申报及结题工作。

六、负责教务方面的信息处理工作。

七、完成领导交办的其他工作任务。

 415办公室办事指南

一 领取教材程序:

开学前三天各班班主任(或班长)来415办公室领取班级教材发放单(学院通知栏上有粘贴)——→各班按发放单的要求在规定的时间内到指定的地点领取教材——→在领取教材的过程中需做好核对"教材数量 教材名称 作者 出版社 版次 签名"等工作(如有异议及时到415办公室登记  便于学院及时处理以免承担不必要的经济损失).

二 教材费结算程序:

1.教材总结算在四年二期的第8周左右完成.

2.每学期对本学期的教材结算核对在第十周左右完成,结算中有学籍异动情况发生并涉及到教材费转移的情况需到415办公室登记后再核算.

3.教材费交纳安排:新生报名时预收1000元/人;二年一期开学第一周预收500元/人(小语种专业除外);三年一期第一周预收200元/人(小语种专业除外),教材费预收以班级为单位,收齐后交学校财务收费处(学校行政大楼一楼),然后到415办公室登记缴费收据单号.

注:

1.二年一期和三年一期的教材预收标准会根据教学计划的调整而变动

2.各个学期的教材费结算以学生领取教材时的签字为准.

3.教材总结算时,教材费用多退少补.

 

三 研究性学习和创新性实验计划项目的申报工作程序

 学校教务处启动该项申报工作大多在每年的4月份左右(以下发文件为准),如本院学生有参加该项工作申报工作意向的,请于上年的12月份左右到415办公室登记,学院提前做好该项目的申报组织工作.

 

 

附件（点击下载）