2014年2月24日，湖南省档案局在湖南宾馆会议中心三楼会议室召开2014年全省档案工作会议，会议由省档案局副局长蔡振武主持。省档案局党组书记、局长胡振荣做工作报告，省人民政府副秘书长黄卫东讲话。全省各市州档案局局长、省直单位分管档案工作的领导、受表彰代表共计近400人与会。

会上，省档案局副巡视员白明标宣读了《湖南省档案局关于表彰2013年度省直单位“档案工作先进单位”、“关心和重视档案工作的领导”和“档案工作先进个人”的通报》（湘档通〔2014〕4号）。我院院长刘巨钦教授荣获2013年度省直单位“关心和重视档案工作的领导”，为湖南省首位获此殊荣的独立学院领导。

长期以来，刘院长一直高度重视和关心学院的档案工作。2007年，刘院长深入考察了解了武汉大学珞珈学院综合档案室、浙江大学宁波理工学院档案馆，在考察西班牙莱昂大学期间，又参观了该校档案馆。回院后，于同年5月在原档案室的基础上建立了我院综合档案室，配备工作人员3名，并聘请学院档案馆原馆长、副研究馆员尹立新老师为综合档案室主任。随后又为综合档案室配备了办公室、阅档室、组卷室、400㎡的档案大库房和30㎡的实物档案库房，为档案工作的开展提供了良好的办公场所。同时，与之配套的档案基础设施建设完全符合档案工作的需求和要求。同时，学院专为档案现代化建设投入了22.6524万元，购置了《南大之星》档案管理网络系统软件、大容量服务器、高性能扫描仪，3台计算机、2台打印机、5台空调、1台去湿机、1台复印机等设备，为实现档案标准化、信息化管理打下了良好的基础。

刘院长在关心档案工作的同时，更是将学院的档案工作纳入到学院日常工作中，作为学院领导班子的一项重点日常工作开展，并就档案工作实行了“三纳入”、“四同步”的管理制度。要求每一位院领导和科室负责人都要做到在布置、检查、总结所分管系统工作的同时，布置、检查、总结本系统工作中产生的文件材料的收集归档工作，并按综合档案室的要求，经常督查兼职档案员预立卷情况，及时与综合档案室沟通，按时保质完成综合档案室布置的归档任务。

在进一步完善学院档案工作制度建设的同时，刘院长提出了“学院档案工作要做到起点高，尽快实行标准化、规范化、信息化管理” 的档案工作要求。学院综合档案室在刘院长的领导下，对所有永久保存的文件材料及长期保管但经常要利用的文件材料进行了全文扫描。对电子文件进行了同步收集并上传系统。载至2013年10月底止，全文扫描25228件，上传电子文件4239份。基本上实现了全文检索。